Nosso principal objetivo é administrar o nosso tempo cada vez melhor, a fim de não ficarmos presos na neurose do dia a dia. Queremos é qualidade de vida.
“O tempo é o recurso mais escasso… Se ele não for administrado, nada pode ser administrado.” – Peter Drucker.
O TEMPO…
Já vamos começar mudando um conceito estabelecido por um dito popular: “Tempo é dinheiro”. NÃO, tempo é VIDA!
Sim, tempo é vida… Precisamos de vida para trabalhar e ganhar dinheiro, de vida para se divertir, de vida para amar nossos entes queridos e de vida para termos qualidade de vida!
O tempo é um recurso infinito, mas, paradoxalmente, ele é restrito e bem escasso nos dias agitados da nossa vida moderna. Assim, temos de administrar esse recurso valioso e escasso da melhor forma possível. Temos de administrá-lo como profissionais, desenvolver competência que nos permita ser um verdadeiro gestor de tempo. Porque tempo é vida!
Temos de ter em mente que o tempo é um grande capital que não pode ser guardado, estocado e/ou acumulado. Temos um capital que precisa ser gasto de imediato, porém, temos de usar com parcimônia e sabedoria, porque uma vez gasto, não temos como resgatar. Pior: é um grande capital sobre o qual não podemos decidir se vamos usar ou não. Só temos a opção de escolher como iremos gastá-lo. Mas lembre-se: temos de usá-lo com o resultado em nosso favor.
I – Planejamento – Vamos planejar nossas ações.
Precisamos ter um plano de ação. É por meio dele que elegeremos as nossas prioridades, diferenciaremos atividades importantes das urgentes e das prioritárias. Quem planeja sabe antecipar as situações desfavoráveis, sabe avaliar perspectivas, fazer correção de rotas e, principalmente, não é surpreendido por alterações e nem paralisados por situações do dia a dia. O tempo gasto no planejamento é revertido em forma de economia de tempo nas ações traçadas.
O planejamento é importante dentro dos nossos consultórios. Temos de ter um plano de tratamento bem feito e elaborado com critérios.
Por meio desse plano, vamos saber qual procedimento realizaremos em nossos pacientes. Com isso, trabalharemos com mais segurança, rapidez e eficiência. Esse planejamento também pode nos ajudar a mudar os procedimentos diante de alguma eventualidade. Vejamos as vantagens:
I – Trabalhar com mais segurança – Vamos executar um trabalho bem melhor. Mais satisfatório para gente e para o cliente. Assim, com certeza, teremos clientes felizes que nos indicarão a outras pessoas.
II – Trabalhar com mais rapidez – Isso não que dizer que vamos realizar um procedimento em tempo recorde na “boca” dos nossos clientes. Vamos, sim, ter menos interrupção durante a realização dos procedimentos, pois sabendo o que devemos fazer, teremos tudo já preparado. Assim, podemos atender mais pacientes dentro do nosso horário de trabalho. E atender as indicações que vamos receber.
III – Trabalhar com mais eficiência – Trabalhando com mais segurança e com mais rapidez só podemos ser eficientes!
Usando o planejamento em nosso favor, podemos agendar clientes com procedimentos semelhantes no mesmo dia, o que evitará uma mudança de cenário a cada paciente. Agindo assim economizaremos tempo e dinheiro. Podemos levar o planejamento de ações para nossa vida, não para ser escravo de um plano rígido, mas para sermos “senhores” de nosso destino, sabendo quando correr, parar, andar ou mudar a rota.
II – Organização – Não seja desorganizado!
A desorganização é uma poderosa arma contra nós mesmos. Ser desorganizado implica negativamente na imagem que os nossos clientes terão de nós. Uma mesa desarrumada, uma bancada de trabalho bagunçada e/ou um armário onde não se acha nada são horríveis para a nossa imagem pessoal.
Além da bagunça roubar nosso precioso tempo, podemos perder documentos importantes e informações fundamentais. Vamos nos organizar:
- Faça uma agenda manual ou informatizada de fácil acesso. E use-a com disciplina. Faça as anotações na agenda, não use pedaços de papéis soltos;
- Não deixe acumular papéis em sua mesa. Dê um destino imediato aos documentos, folders, mala-direta, cartão de visitas, contas e/ou correspondências: Arquivar, tomar decisão, jogar fora, devolver etc. Vamos arrumar diariamente nossa mesa e nossa bancada de trabalho;
- Crie um arquivo organizado, coloque identificador por cores e explique para todos que trabalham com você como funcionam seus arquivos. Assim, todos saberão utilizá-los corretamente;
- Organize os armários, separe um armário de trabalho e outro de estoque. Deixe no de trabalho somente o material que você estiver usando, mas deixar bem organizado. Organize o armário de estoque deixando um lugar para cada coisa, sempre usando identificador. E mais uma vez, organize para você, funcionários e colegas;
- Elimine o que não for necessário. Elimine as GAVETAS da sua mesa.
“A organização do local de trabalho é um reflexo da mente de seus usuários.”
Também, em nossa vida pessoal podemos usar a organização em nosso favor. Como? Mantendo um arquivo pessoal organizado semelhante ao profissional. Deixando nossa estante, escrivaninha, guarda-roupa e rack organizados e informando a todos quais são os critérios de organização que você está usando. Imagine o seu desapontamento ao encontrar em seu armário aquela camisa que você planejou usar naquele dia toda amassada!!!!
Mas lembre-se sempre de que o principal objetivo é administrar o nosso tempo cada vez melhor, a fim de não ficarmos presos na neurose do dia a dia. Queremos é qualidade de vida e TEMPO.
Leonardo Augusto da Matta Fonseca é Especialista em Gestão de Saúde e Especialista em Ortodontia. E-mail: mattafonseca@gmail.com Twitter: twitter.com/leoaugustobh Blog: www.ortoblog.com
