Para manter a rotina do seu consultório odontológico na mais perfeita ordem, ajustar eventuais falhas, traçar planos e alinhar as ações no estabelecimento, é essencial que haja uma boa comunicação entre o gestor e os funcionários, além de encontros regulares para a discussão de ideias. A melhor forma de fazer isso não é no happy hour após o expediente, mas sim em reuniões dentro do próprio consultório. Veja algumas dicas para promover (e conduzir!) esse tipo de reunião de maneira produtiva e enriquecedora para o negócio. Continue acompanhando o nosso post!
Planeje a reunião
Toda e qualquer reunião no seu consultório odontológico deve ser bem planejada. As pautas e os objetivos precisam ser claramente definidos e, se possível, você deve fazer um checklist com os pontos a serem discutidos no decorrer da reunião. Isso vai passar a ideia de organização para os funcionários, além de ajudar a otimizar o tempo.
Prepare os funcionários
Nada de chegar no consultório recrutando a equipe inteira para uma reunião emergencial. Ainda que o meeting seja urgente, dê ao menos uma hora para que os profissionais se preparem. Além disso, informe o assunto que será discutido, pois assim eles poderão levantar questionamentos e pensar em sugestões relevantes.
Determine o tempo da reunião previamente
Não se esqueça que um dia no consultório não pode — e nem deve — ser feito apenas de reuniões. É preciso estabelecer um tempo limite para a conversa com os funcionários, a fim de não comprometer os horários das consultas e rotinas administrativas. Outro detalhe importante é não marcar essas reuniões fora do horário de expediente, a menos que você esteja disposto a pagar horas extras para os funcionários.
Lembre-se que nem tudo que acontece no consultório é motivo para reunião
É um erro dos grandes convocar uma reunião para cada pequeno problema no consultório. Em muitos casos, é possível encontrar soluções de forma prática, diretamente com o profissional envolvido no assunto. Por falar nisso, escolha bem os participantes da reunião e só chame realmente quem estiver ligado às questões que serão discutidas. Quanto à secretária, é importante contar com o auxílio dela em todas as reuniões, para que ela ajude a operacionalizar os encontros, anotar as decisões, etc.
Tenha (e mantenha!) o foco
Cuidado com muitos detalhes durante a reunião. É melhor manter o foco do que se delongar em minúcias e terminar a reunião sem resolver nada. Em outras palavras, concentre-se no que realmente for mais importante no momento.
Considere o perfil, rotina e necessidades do consultório
Na hora de definir o tema, o público e até a duração e frequência das reuniões, é necessário levar em consideração o perfil, a rotina e as necessidades do consultório, porque o que vale para uma empresa, pode não funcionar para outra. Se a reunião vai ser semanal ou não, se reunirá todos os dentistas, se durará meia ou uma hora, isso quem pode definir melhor é o próprio gestor.
Coloque essas dicas em prática no seu consultório e não se esqueça que o mais importante é usar as reuniões sempre com a finalidade de melhorar o trabalho, solucionar os problemas e verificar os resultados, afinal, é justamente para que o negócio cresça forte e saudável, que as elas existem.
Fonte: http://www.smilecursos.com.br/6672/como-fazer-uma-reuniao-com-os-funcionarios-consultorio.html
