O que deve fazer a recepcionista / secretária da sua clínica odontológica?

Quando nos tornamos pacientes, procuramos mais do que uma consulta ou um medicamento. Queremos uma ótima clínica, situada num ótimo lugar, muito bem equipada, mas gerida e “operada” por seres humanos.

O exercício da Medicina moderna conta com o apoio da tecnologia, mas continua calcado na relação humana, na comunicação adequada, no vínculo afetivo, no respeito ao paciente, que, hoje, tornou-se o cliente. Quem está na linha de frente, quem lida com o paciente, precisa estar muito bem treinado e motivado. Este profissional deve gostar do seu trabalho e de lidar com o público.

Numa época em que os consultórios e clínicas não podem dispensar pacientes, as secretárias e recepcionistas se tornaram peças fundamentais para o bom funcionamento do negócio. Por isto, treiná-las e definir bem as suas atribuições, é fundamental.

Para conhecer algumas das atribuições destas profissionais, continue a leitura:

O que deve fazer a recepcionista/ secretária da sua clínica?

Controlar o acesso à clínica e realizar a acolhida dos pacientes, profissionais e fornecedores;
A recepcionista deve sempre orientar procedimentos iniciais, informar horários e tempo de espera, sinalizar os locais de atendimento, banheiros e copa;
Deve ficar à disposição para quaisquer dúvidas e esclarecimentos;
A recepcionista tem a obrigação de chegar sempre antes do horário de funcionamento da clínica e aguardar o paciente com tudo preparado;
Não deve se atrasar, principalmente, no primeiro horário, porque o paciente nunca poderá ficar esperando do lado de fora. Isto demonstra falta de ordem e desatenção;
A recepcionista interage o tempo todo e se comunica com todas as pessoas envolvidas no consultório: profissionais, auxiliares, fornecedores, pacientes, acompanhantes, distribuidores de material, propagandistas e visitantes. Por isso deve sempre estar atenta, ser solícita e simpática para garantir harmonia e boa impressão aos visitantes;
É muito importante que a recepcionista esteja atenta às visitas e aos acompanhantes, oferecendo entretenimento e atenção para que tenham uma excelente impressão da clínica;
A recepcionista deve fazer o controle rigoroso das consultas, a confirmação antecipada dos pacientes, a verificação dos horários e intervalos possíveis, entre os pacientes atendidos;
Uma recepcionista eficiente deve ser capaz de fazer encaixes e ajustes de emergências, sem promover caos e desordem, para isso, deve procurar conhecer os pacientes, estabelecer prioridades, comunicar possíveis atrasos com respeito e atenção;
A recepcionista é a guardiã da porta de entrada, local onde o paciente e seu acompanhante permanecem, antes da consulta. Por isso é importante que este ambiente esteja impecavelmente arrumado, limpo, agradável, não haja barulho, discussões, bagunça e excesso de ruídos que possam incomodar os pacientes;
Banheiros higienizados, copas impecáveis, sofás e arrumação de revistas (atuais e de interesse do seu público-alvo) devem sempre ser verificados pela recepcionista para garantir harmonia e bem estar na espera;
Entender o recado, ouvir atentamente, anotar todos os detalhes, sempre confirmar dados : nome, telefone de contato (mesmo quando o paciente insiste que ele já sabe) e/ou e-mail e garantir prazo de resposta.