Em 1987, com pouco mais de 20 anos, Randal Zanetti deixou sua vida acadêmica e seu pequeno consultório em São Paulo para empreender com dois colegas. Zanetti criou a OdontoPrev, plano de saúde para serviços odontológicos e, a partir dali, seus desafios passaram a ser gerenciais e administrativos, focados no crescimento da empresa, e não mais técnicos.
A rotina do hoje empresário de sucesso passou então a ser muito próxima dos administradores de clínicas odontológicas. E, assim como em vários setores, para se manter rentáveis, muitas delas estão buscando formas de melhorar seus resultados, economizar tempo e dinheiro e ter seus pacientes satisfeitos.
A redução de custos e o gerenciamento de gastos devem ser pensados constantemente – em crise econômica ou não. Esse olhar vai apoiá-lo a sempre manter uma vantagem competitiva diante da concorrência. E como começar?
1. Analise suas despesas e defina um orçamento
Veja quanto sua clínica gastou, em média, ao longo dos últimos 12 meses em suprimentos, manutenção de equipamentos, aluguel e despesas com pessoal. A partir disso, analise se existem custos supérfluos e acabe com eles. Não subestime o impacto de pequenas despesas no orçamento. A partir disso, defina um orçamento para trabalhar no período.
2. Analise o quadro de colaboradores
Anote por um período (2 meses, pelo menos) o movimento da clínica e veja se, de fato, você está com a equipe que precisa para atender a demanda. Lembre-se de considerar o ponto acima, principalmente, mas não deixar de pensar também na experiência do paciente, garantindo que ele encontre o profissional que necessita no momento certo. Escalonamento do time de acordo com o fluxo da clínica pode ser uma alternativa interessante.
3. Otimize os horários de pico da clínica
Com o tempo, você sabe qual horário é o mais procurado pelos pacientes. Com isso, você pode alocar mais profissionais nesse período, otimizando equipe e espaço ao máximo. Hoje em dia, alguns profissionais já atendem essa demanda, focando nesses horários de pico e recebendo por hora trabalhada. Um bom gerenciamento de agenda aliado a esse olhar vai garantir mais produtividade, economia de dinheiro e tempo ao negócio. Sistemas online de agendamento como o Gongo podem evitar que, no momento de alta rotatividade, o paciente deixe de conseguir contato em função da linha ocupada ou demora no retorno e busque atendimento na concorrência.
4. Confirme as consultas
O paciente hoje em dia tem uma agenda abarrotada de compromissos e tarefas. Muitas vezes, não consegue sequer remarcar a consulta por não conseguir ligar. E a clínica, por sua vez, assume custos altos com secretárias e telefonemas para buscar diminuir o número de cancelamentos. É preciso pensar a agenda de forma inteligente, focando nela como principal ativo de produtividade e rentabilidade de uma clínica odontológica. Na maioria dos casos, os dentistas são pagos por hora, mesmo as não trabalhadas pela ausência o paciente. Em resumo, dentista parado = dinheiro perdido.
5. Crie uma experiência
A era do serviço acabou e agora vivemos em busca de experiência. Pense: e se os pacientes da sua clínica pudessem agendar uma consulta pelo Facebook? Nós, do Gongo, criamos um sistema online de agendamento que permite que os pacientes possam marcar o seu horário diretamente pela rede social. Isso, além de inovar o método de relacionamento de sua clínica, vai lhe dar mais produtividade e diminuição de custos com telefone. E mais, sua equipe de atendimento poderá focar esforços no relacionamento com o cliente.
Fonte: http://blog.gongo.com.br/gerenciar-custos-de-clinica-odontologica/
